| | | | | | | | | 2016/08/11 11:18:30 プライベート♪ | | | Microsoft Office 2016ダウンロード- Wordでビジネス文書を書く際の注意点とテクニック（１） | |
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今回取り上げるのは、ビジネス文書の作成に欠かせない「Word」。
１、まずはビジネス文書の基本ルールを知ろう
新社会人にとって、ビジネス文書は形式ばった難しい文書というイメージがあるかもしれません。
ビジネス文書には一般的なフォーマットがあり、決められたルールに沿って作成する必要があります。このルールこそが、ビジネス文書を難しく感じさせる要因でしょう。
しかし、ルールに従いさえすれば、自動的に常識的な体裁のビジネス文書ができあがるとも言えます。
まずは、ビジネス文書の基本的なフォーマットを知ることが大切です。
ポイントは赤枠で囲った部分。「頭語」と「結語」、「記」と「以上」は対で使用します
２、書式設定は「入力を終えてから」が効率化のポイント
ビジネス文書の作成に使用するWordの機能は、単純なものばかりです。「ホーム」タブにある文字揃えや「太字」などのボタンを使うだけで、一般的な体裁の文書を作成できます。
ボタンの使い方も、設定対象を選択してボタンをクリックするだけ、と簡単です。
ただし、この簡単さが初心者にとっての落とし穴。簡単ゆえに、文字を入力したら、すぐに書式設定をしてしまいたくなるようです。
例えば、文書の先頭に発信年月日を入力したら、続けて右揃えを設定してしまいがちです。
しかし、そのような段取りはNGです。 Microsoft Office 2016ダウンロード
右揃えにした発信年月日の行末で「Enter」キーを押して改行すると、次行も右揃えになってしまい、文字配置を解除する手間が生じるからです。
Wordでは、右揃えにした行の末尾で改行すると、次行以降、延々と右揃えになります。
また、太字を設定した文字の後ろに文字を入力すると、延々と太字が続きます。
右揃えにした行の末尾で改行すると、次行も右揃えになってしまいます。
こんなときは、次行にカーソルがある状態で「右揃え」ボタンをクリックすると、右揃えを解除して、初期設定の「両端揃え」の状態に戻せます
文書を段取りよく作成するコツは、あらかじめ、ある程度まとまった文章を入力することです。
最後に改行して、文書末に真新しい行を確保してから、書式の設定作業をまとめて行ないましょう。
そうすれば、設定した書式が延々と続いてしまう事態や、マウスとキーボードの持ち替えによる時間のロスを防げます。
また、何の書式も設定されていない真新しい行を文書末に用意しておくことで、書式設定後にすぐに続きの文章を入力できます。
ある程度まとまった文章を入力し、末尾に新しい行を入れてから、書式設定を行なうと、効率よく作業できます。
また、続きの文章もすぐに入力できます
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